Obrigações Perante a Legislação Comercial, Fisco Federal e Ministério da Economia

As pessoas jurídicas e equiparadas, perante a Legislação Comercial, Fisco Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social, independentemente do seu enquadramento jurídico ou da forma de tributação perante o Imposto de Renda, estão obrigadas a cumprir com várias obrigações ou normas legais.

Essas obrigações geram um custo com atendimento, controle, manutenção que poucas empresas conseguem mensurar e as poucas que o fazem declaram ter um impacto semelhante ou maior do que dos tributos sobre seus produtos.

O número elevado de obrigações e de legislação distinta para cada uma, tendem a criar um ambiente de incerteza jurídica.

Nosso objetivo com esse material não é esgotar o assunto, mas rememorar quais são as obrigações da indústria, observar o que elas tratam e organizar, na medida do possível, rotinas para monitorar o cumprimento de cada uma.

Com isso trazemos a seguir obrigações que atendem quase que a totalidades das indústrias, como segue:

Obrigação

Licença Prévia - Concedida na fase preliminar do planejamento do empreendimento ou atividade, aprovando sua localização e concepção; atestando a viabilidade ambiental e estabelecendo os requisitos básicos e condicionantes a serem atendidos nas próximas fases de sua implantação.

Licença de Instalação - Autoriza a instalação do empreendimento ou atividade de acordo com as especificações constantes dos planos, programas e projetos aprovados, incluindo as medidas de controles ambientais e demais condicionantes, da qual constituem motivo determinante.

Licença de Funcionamento – Autoriza a operação da atividade ou empreendimento, após a verificação do efetivo cumprimento do que consta das licenças anteriores, com as medidas de controles ambientais e condicionantes determinados para a operação.

CADRI – Certificado de Movimentação de Resíduos de Interesse Ambiental - Instrumento que aprova o encaminhamento de resíduos industriais a locais de reprocessamento, armazenamento, tratamento ou disposição final, licenciados ou autorizados pela CETESB - Companhia de Tecnologia de Saneamento Ambiental

Estatuto ou Contrato Social - O estatuto social, utilizado pelas sociedades em ações e entidades sem fins lucrativos, ou o contrato social, utilizado pelas demais sociedades, é a certidão de nascimento da pessoa jurídica. Pelas cláusulas do seu conteúdo se disciplina o relacionamento interno e externo da sociedade, atribuindo-se identidade ao empreendimento. Em suas cláusulas identificam-se a sua qualificação, tipo jurídico de sociedade, a denominação, localização, seu objeto social, forma de integralização do capital social, prazo de duração da sociedade, data de encerramento do exercício social, foro contratual, etc... Seu registro dar-se-á na Junta Comercial do Estado, ou nos Cartórios de Registro de Pessoas Jurídicas, conforme a natureza jurídica da sociedade.

Contabilidade - A contabilidade para as pessoas jurídicas é obrigatória por Lei, no Brasil. Atualmente essa obrigatoriedade está contida no Código Civil (Lei 10.406/2002), na Lei das S/A (Lei 6.404/1976) e no Regulamento do Imposto de Renda.

Balanço - O art. 1.179, estabelece o dever ao empresário e à sociedade empresária levantar anualmente o balanço patrimonial. Balanço Patrimonial é a demonstração que encerra a seqüência dos procedimentos contábeis, apresentado de forma ordenada em três elementos componentes do patrimônio: Ativo, Passivo e Patrimônio Líquido. Sendo o Ativo composto por bens e direitos (art , 10, item 4 do Código Comercial); o Passivo composto pelas obrigações; o patrimônio líquido corresponde à diferença entre o ativo e o passivo.

Livro Diário - A obrigatoriedade de registro do Livro Diári o está prevista no item 10, letra b, da ITG 2000, aprovada pela Resolução CFC nº 1.330/11, não havendo em nossa legislação nenhuma exceção. Está prevista também no Novo Código Civil Brasileiro, em seus arts. 1.180 e 1.181. Sugere-se também consultar a Instrução Normativa nº 107, de 23 de maio de 2008, do DNRC – Departamento Nacional de Registro do Comércio, que trata de outras formalidades de registro do Livro Diário na Junta Comercial.

Livro Razão - é o livro que separa sistematicamente as contas lançadas no livro Diário. Dispondo-as em ordem, transforma-se no resumo técnico-contábil (dai o termo "Razonete") de cada conta aberta de registro de todas as operações efetuadas, sintetizando e individualizando todas as importâncias, permitindo que se saiba o movimento ativo e passivo de cada conta. A partir de 1º.01.1992, tornou-se obrigatórias para as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real a escrituração e a manutenção do livro Razão ou fichas utilizados para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Diário, mantidas as demais exigências e condições previstas na legislação.

Declaração de Bens e Direitos no Exterior (CBE/BACEN) - Independentemente das declarações a serem apresentadas à Receita Federal do Brasil, as pessoas físicas ou jurídicas residentes, domiciliadas ou com sede no País, assim conceituadas na legislação tributária, detentoras de bens e direitos no exterior, cujos valores somados, em 31 de dezembro, sejam iguais ou superiores a US$ 100.000,00 (cem mil dólares dos Estados Unidos da América), ou seu equivalente em outras moedas, devem informar ao Banco Central do Brasil - BACEN - os ativos em moeda e os bens e direitos possuídos fora do território nacional.

Livro de Inspeção do Trabalho - O Livro de Inspeção serve para que o Auditor Fiscal do Trabalho anote a situação encontrada na empresa, obra ou qualquer outro lugar onde tenham funcionários. Conforme a Portaria Nº 3.158 de 18/05/1971.

Vale ressaltar que cada estabelecimento, mesmo que seja filial precisa ter seu próprio Livro de Inspeção.

Livro Registro de Duplicatas - O Livro de Registro de Duplicatas foi estabelecido pelo artigo 19 da Lei 5.474/1968, sendo obrigatório para o vendedor que efetuar vendas com prazo de pagamento igual ou superior a 30 (trinta) dias.

No Registro de Duplicatas serão escrituradas, cronologicamente, todas as duplicatas emitidas, com o número de ordem, data e valor das faturas originárias e data de sua expedição; nome e domicílio do comprador; anotações das reformas; prorrogações e outras circunstâncias necessárias.

Sped Fiscal/EFD Contribuições - A EFD-Contribuições trata de arquivo digital instituído no Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas auferidas, bem como dos custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da não cumulatividade.

Sped Contábil/ECD - A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:

I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver;

II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver;

III - Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.

A Escrituração Fiscal Digital - EFD é um arquivo digital, que se constitui de um conjunto de escriturações de documentos fiscais e de outras informações de interesse dos Fiscos das unidades federadas e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.

Sped Contábil/ECF - A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ), a partir do ano-calendário 2014, com entrega prevista para o último dia útil do mês de junho do ano posterior ao do período da escrituração no ambiente do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped). Portanto, a DIPJ está extinta a partir do ano-calendário 2014.

São obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido, exceto:

Livro Registro de Inventário - O livro Registro de Inventário é obrigatório para todas as empresas, e tem o objetivo de registrar todas as mercadorias em estoques quando do levantamento do balanço da empresa. As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real deverão escriturar o Livro Registro de Inventário ao final de cada período: trimestralmente ou anualmente quando houver opção pelos recolhimentos mensais durante o curso do ano-calendário, com base na estimativa (RIR/1999, art. 261).

Livro Registro de Empregados - O Livro Registro de Empregados é obrigatório para todas as pessoas jurídicas e equiparadas que possuam funcionários, podendo a critério da pessoa jurídica ser substituído por fichas, nos termos estabelecidos pela Consolidação das Leis Trabalhistas.

Folha de Pagamento - A empresa é obrigada a elaborar mensalmente a folha de pagamento da remuneração paga devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamento (art. 225 do Decreto 3048/1999).

Recibo de Pagamento de Salários - De acordo com o artigo 464 da CLT, o pagamento de salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo (assinado por testemunhas). Contudo, terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho, nos termos do parágrafo único do artigo em referência, caso a empresa deposite mensalmente (tanto o adiantamento salarial quanto ao pagamento do salário).

RAIS - É a Relação Anual de Informações Sociais instituída pelo Decreto nº 76.900, de 23/12/75 é um mecanismo de coleta de dados e informações socioeconômicas importante e anual solicitado pelo Ministério do Trabalho brasileiro criado para controlar a atividade trabalhista existente no país. Desta forma ela é capaz de exibir como resultado dados mais precisos para uma melhor elaboração de estatísticas do trabalho assim como a disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais responsáveis, a RAIS serve como uma ferramenta de auxilio tanto do empregador como do empregado.

Publicações Obrigatórias das Empresas Limitadas - Com o advento do Novo Código Civil - NCC - Lei 10.406/2002, as sociedades limitadas ficaram obrigadas a publicar suas atas de reunião ou as assembleias dos sócios ou o instrumento firmado por todos os sócios nos seguintes casos: 1) redução de capital, quando considerado excessivo em relação ao objeto da sociedade (§ 1º do art. 1.084 CC/2002) (publicação anterior ao arquivamento); 2) dissolução da sociedade (Inciso I, art. 1.103, CC/2002) (publicação posterior ao arquivamento); 3) extinção da sociedade (Parágrafo único, art. 1.109 CC/2002) (publicação posterior ao arquivamento); 4) incorporação, fusão ou cisão da sociedade (art. 1.122 CC/2002) (publicação posterior ao arquivamento). As sociedades de grande porte, ainda que não constituídas sob a forma de sociedades por ações, também publicarão, sobre escrituração e elaboração de demonstrações financeiras e a obrigatoriedade de auditoria independente por auditor registrado na Comissão de Valores Mobiliários. Considera-se de grande porte, a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhões de reais).

SISCOSERV - Deverão efetuar o registro no SISCOSERV todas as pessoas físicas, jurídicas e outras entidades residentes ou domiciliadas no Brasil que tenham operações com residentes ou domiciliados no exterior, envolvendo serviços, intangíveis e outras operações que produzam variações no patrimônio das entidades, inclusive operações de importação e exportação de serviços.

Obrigações Especiais

As pessoas jurídicas e equiparadas, conforme classificação abaixo, estão obrigadas a cumprir com as obrigações ou normas legais descritas neste quadro sinótico:

a) Empresas tributadas pelo Lucro Real, quer as com encerramento trimestral, quer as empresas com encerramento anual, com pagamento mensal por estimativa ou balanços de suspensão;

b) Empresas tributadas pelo Lucro Presumido;

c) Empresas optantes pelo Simples Nacional, quer sejam ME ou EPP, independentemente da alíquota em que se encontrem;

d) Pessoas Jurídicas isentas, assim definidas na legislação, como por exemplo, as Associações Civis, Culturais, Filantrópicas e Recreativas, os Sindicatos, etc.;

e) Pessoas jurídicas imunes, assim definidas na legislação, como por exemplo, as Instituições de Educação ou Assistência Social;

f) As organizações dispensadas, também definidas na legislação, como por exemplo os condomínios, que embora possuam inscrição no CNPJ (Cadastro Nacional das Pessoas Jurídicas), recebem um tratamento fiscal diferenciado.

Ressaltamos ainda a figura do contribuinte inativo (sem movimento) e do arbitrado. O primeiro é aquele que não efetuou nenhuma operação com sua empresa em um determinado período. O segundo é aquele que teve a sua escrita desclassificada pelo fisco, sofrendo tributação arbitrada. As duas exceções continuam obrigadas a cumprir suas obrigações principais e acessórias, nos moldes determinados pelos quadros desta página.

(1) Até 2015, a obrigatoriedade da entrega da ECF não se aplicava às pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano-calendário, não tenham sido obrigadas à apresentação da EFD-Contribuições. Porém, a partir de 2016 todas as entidades deverão entregar a ECF, independentemente do porte.

(2) Entrega obrigatória a partir de 2016.

Obrigações Tributárias para as Indústrias

As indústrias ou as empresas equiparadas a esta, estão obrigadas a cumprir com as obrigações ou normas legais descritas neste quadro sinótico:

Esperamos ter ajudado e ficamos a disposição para esclarecimentos.